行政處

一、分類表編製目的：  
　　各機關就主管業務，依檔案法、機關共通性檔案保存年限基準及其他相關法令規定，編訂檔案保存年限區分表，以為機關檔案分類管理及區分保存年限之依據。  
 
二、分類表編訂要項說明：  
　（一）類目層級結構：  
　　　　　　本表分別依據機關之業務內容與性質，將其檔案分類，各類下之主要業務項目列為「綱」層級，各主要業務項目之業務內涵，則進一步視分類需要,依次以目、節為檔案類目之區分層級。  
　（二）分類標記編排方式：  
　　　　　　本表之分類標記採純數字之等級混合制。為利未來類目之擴充，各層級之「其他」類目置於該層級之末，標記層級碼數為「99」（或「9」）  
　（三）保存年限：依檔案性質及價值區分為「永久保存」或「定期保存」。  
　　　１、「永久保存」：如有重大輿情之特殊個案、對社會大眾或個人權益之維護有重大影響、或具有重要研究參考價值、或具重要歷史或社會文化保存價值者應列為永久保存。  
　　　２、「定期保存」：係指依檔案保存年限長短，在不同時期供機關因應業務執行或工作需要，作為查考及參考利用之文件，並依檔案性質及執行業務參據考量，其保存年限區分為五十年、三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年及一年。  
 
三、使用方法：  
　（一）歸檔案件應由各承辦人員就該案件內容，依本表填妥分類號及保存年限。  
　（二）檔案管理人員應依據本表逐件查核案件之分類號及保存年限之正確性。  
　（三）檔案分類應注意下列事項：  
　　　１、檔案應分入專屬類目；如無專屬類目可予歸屬時，應視其性質歸入較適當之類目。  
　　　２、涉及二類目以上之檔案，應依常用、重要、具體等特性，分入最適切之類目或主要事由所屬類目。  
　　　３、同一案卷之檔案應分入同一類目。  
 
四、本表依規定至少每十年應檢討一次，並得視組織、業務或檔案保存年限之更動情形，彙整相關註記資料，作為修正本表之依據。必要時，得隨時修正之。  
 
五、使用日期：  
　　本表自國家發展委員會檔案管理局核定後開始實施。